Eine erfolgreiche SharePoint-Einführung steht und fällt mit einem professionellen Projektmanagement.
Damit Unternehmen und die Mitarbeiter zukünftig möglichst professionell und effizient mit dem neuen Mitarbeiterportal arbeiten können ist eine bestimmte Handlungsabfolge unerlässlich. Im Folgenden möchte ich Ihnen beschreiben, von welchen Abläufen wir bei acoris sprechen und welche Herangehensweise wir verfolgen.
Vor einer SharePoint-Einführung beschäftigen sich Unternehmen häufig neben der Frage nach einem kompetenten und erfahrenen Dienstleister auch mit Fragen rund um die generelle Planung. Was muss bei der Planung bedacht werden? Wie läuft ein solches Projekt ab? Wie kann eine SharePoint Einführung mit der Unternehmensstrategie in Einklang gebracht werden?
Eines sollte sich jedes Unternehmen zu Beginn eines SharePoint-Projekts bewusst machen. Bei der Einführung einer Intranet-Einführung handelt es zwar zunächst um ein IT-Projekt aber auch um ein Organisationsprojekt. Neben den Veränderungen durch ein neues IT-System bedeutet es auch einen kulturellen Wandel für das gesamte Unternehmen.
Womit anfangen?
Am Anfang eines SharePoint Projekts stehen Workshops auf dem Programm. Den Envisioning Workshop empfehlen wir Kunden, die noch wenig Berührungspunkte mir Microsoft SharePoint haben. Auf diese Weise zeigen wir auf, was Microsoft SharePoint als Zusammenarbeitsportal an Funktionalitäten mitbringt und welche Tools und Third-Party Lösungen ergänzend eingesetzt werden können.
Häufig haben wir aber auch Kunden, die bereits ein detailliertes Vorwissen und eine entsprechende Erwartungshaltung an ihr neues Zusammenarbeitsportal im Unternehmen mitbringen. In diesem Fall führen wir im Rahmen der Anforderungsphase Workshops durch, in denen der Kunde seine Anforderungen artikuliert. Daraus erarbeitet das acoris Projektteam das Lösungskonzept.
Darauf aufbauend wird im nächsten Schritt die Milestone-Planung, mit der Reihenfolge der geplanten Umsetzungen, erstellt. So ist die strategische Roadmap für alle Projektbeteiligten visualisiert und transparent.
Und dann?
Innerhalb der Realisierungsphase wird Microsoft Sharepoint implementiert. Sofern es benötigt wird, werden SharePoint Funktionalitäten angepasst bzw. weitere Third-Party-Tools ergänzt.
Im Anschluss daran folgt der „Proof of Concept“. Für diese Testphase empfehlen wir, vorab ein geeignetes Team oder einen Bereich zu identifizieren, die dem neuen System „SharePoint“ offen gegenüber sind und innerhalb dieser Phase vorbehaltlos und neugierig die neuen Möglichkeiten testen. Wir nennen diese Mitarbeiter gerne den „Friendly Costumer“. Dieser Projektabschnitt ist entscheidend für die folgenden Phasen innerhalb der Einführung eines Intranet-Portals.
Des Weiteren ist es wichtig, dass es in den Führungsebenen klare Befürworter gibt, die das neue Intranet vollständig nutzen und die ihren Mitarbeitern die Nutzung des neuen Portales vorleben.
Das darf nicht unterschätzt oder gar vergessen werden!
Nach der Implementierung steht der Übergang von der Testphase in den Betrieb an. Diese Phase lebt von Schulungsworkshops für die Mitarbeiter und Keyuser und detaillierten Dokumentationen.
Wir bieten unseren Kunden die Betreuung durch unser qualifiziertes Betriebsteaman. Mit etablierten Strukturen stehen wir unseren Kunden, gerade in den ersten Wochen und Monaten, kompetent zur Seite. Die Ausgestaltung des Betriebes ist flexibel zu vereinbaren, so können das zum Beispiel monatliche Supportkontingente sein oder auch regelmäßige Reviews.