Success Story mit BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH

SharePoint Migration inklusive Nintex und ecspand

Anliegen

Support-Ende durch SharePoint End of Life
SharePoint 2016 muss abgelöst werden
Workflows von Nintex und ecspand müssen auch nach der Migration weiterhin funktionieren

Lösung

Zwei getrennte SharePoint-Umgebungen
Prozesse und Workflows mit Nintex funktionieren auch weiterhin auf SharePoint 2019
Intranet basiert nun auf SharePoint Online in der Cloud

Ausgangslage & Problembeschreibung

Der Kunde betrieb eine SharePoint-2016-Farm mit zwei zentralen Drittanbieter-Lösungen und hatte eine Migration auf SharePoint 2019 selbst begonnen. Die SiteCollections waren bereits funktional, die Einbindung der Drittanbieterlösungen von Nintex schlug jedoch fehl. Die Fehlerursachen konnte unser Kunde nicht eigenständig beheben.

Allerdings hingen geschäftskritische Fachprozesse an Nintex-Workflows und ecspand, beide nicht Teil der Cloud-Strategie und auf SharePoint 2016 ohne Support-Perspektive.

Dazu verwiesen Prozessdokumente über feste Links auf Intranet-Inhalte, eine Teilmigration hätte die Prozesse auseinandergerissen.

Lösung

Nach der Analyse der Ist-Situation haben wir gemeinsam mit BIM den ursprünglichen Plan überarbeitet. Die gemeinsame Einschätzung: Ein sauberer Neuaufbau der SharePoint 2019 Farm ist der schnellere und sicherere Weg im Vergleich zu weiterer Fehlersuche in der vorhandenen Installation.

Warum SharePoint 2019 und nicht SharePoint Online?

Wir haben bewusst aufgeteilt. Das Intranet wurde nach SharePoint Online migriert. Die Fachbereiche, deren Prozesse auf Nintex und ecspand angewiesen sind, laufen auf SharePoint 2019 weiter. Ohne den Zwang, funktionierende Lösungen unter Zeitdruck abzulösen.

Zu den Microsoft onPrem und Cloud Migration Services

Umsetzung

acoris hat die Anforderungen an die Systeme und die Gesamtumgebung dokumentiert und die Migration anschließend in sechs Phasen umgesetzt:

Installation der Produktivfarm inklusive Service Applications und Drittanbieter-Produkte
Testmigration per Database Migration, Erarbeitung und Dokumentation des Migrationsverfahrens
Funktionstests und Abnahme: Planung, Koordination und Begleitung des User Acceptance Tests
Produktivmigration nach dem erprobten Verfahren inklusive Funktionstests
QA-Umgebung als eigene Farm mit Inhaltsmigration
Dokumentation: Abschließend erstellten wir eine Basisdokumentation zu den neuen SharePoint-Farmen

Die notwendigen Konfigurationsanpassungen am ecspand-Applikationsserver haben wir in jeder Phase direkt mit Hersteller d.velop abgestimmt. Nach der Migration haben wir BIM in der ersten Phase mit Hyper-Care-Support betreut.

Die beiden kritischen Punkte

Nintex-Workflows inklusive Historie: Die Inhalte mussten so migriert werden, dass die Workflows samt ihrer vollständigen Ausführungshistorie erhalten bleiben, sonst hätten die Fachbereiche ihre Nachvollziehbarkeit verloren.
Feste Links in Prozessdokumenten: Im Projektverlauf zeigte sich, dass mehrere Prozesse und Prozessdokumente über fest hinterlegte Links auf Intranet-Inhalte verwiesen. Wir haben deshalb die betroffenen Intranet-Bereiche mit nach SharePoint 2019 migriert. So sind Prozesse und Dokumente konsistent geblieben, ohne dass Links nachgepflegt werden mussten.

Ergebnis

Der Kunde arbeitet heute auf einer stabilen SharePoint-2019-Farm, die mit ecspand und Nintex zuverlässig zusammenspielt.

Höhere Stabilität durch die Entkopplung von Intranet und Spezialapplikationen. Beide Welten beeinflussen sich künftig nicht mehr gegenseitig.
Erhaltene Prozesssicherheit: Workflows inklusive Historie und verlinkte Prozessdokumente sind vollständig übernommen.
Eigene QA-Umgebung: Änderungen, Updates und neue Lösungen lassen sich testen, bevor sie produktiv gehen.
Handlungsfreiheit für den nächsten Schritt: Die Ablösung von Nintex und ecspand kann geplant statt erzwungen erfolgen.

Zahlen zum Projekt

Migrierte Site Collections: 14
Beteiligte Datenbanken: 10
Migriertes Datenvolumen: 1,5 TB
Anzahl neuer Farmen: 2 (Produktion & QA)
Projektphasen: 6 (inkl. Dokumentation)
Nintex Workflows: alle übernommen (inkl. Historie)

Unser Kunde

BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH ist die Immobilienexpertin des Landes Berlin – verantwortungsbewusst, nachhaltig und mit einem klaren Blick für die Zukunft der Stadt.