Wissensmanagement mit SharePoint Online: Zentral oder dezentral organisieren?

Was unter Wissensmanagement zu verstehen ist

Wissensmanagement umfasst die strukturierte Erfassung, Pflege, Bereitstellung und Weiterentwicklung von Informationen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, relevantes Wissen für Mitarbeitende auffindbar und nutzbar zu machen, unabhängig von Personen, Abteilungen oder Standorten. Plattformen wie SharePoint Online unterstützen dabei die Organisation von Inhalten, die Zusammenarbeit, die Suche sowie die Steuerung von Zugriffsrechten.

Das zentrale Wissensmanagement

Bei einem zentralen Wissensmanagement werden Inhalte an einer übergeordneten Stelle verwaltet. Häufig verantwortet ein Intranet-Team, eine Kommunikationsabteilung oder ein dediziertes Redaktionsteam die Veröffentlichung, Pflege und Qualitätssicherung aller Inhalte oder alle Mitarbeitenden dürfen als Redakteure agieren. Die Informationsarchitektur, Metadaten, Berechtigungen und Veröffentlichungsprozesse werden zentral definiert und überwacht.

Vorteile

Einheitliche Strukturen
Alle Inhalte folgen denselben Standards. Für Mitarbeitende entsteht eine konsistente Nutzererfahrung, unabhängig davon, aus welchem Fachbereich die Informationen stammen.

Klare Governance
Verantwortlichkeiten, Freigabeprozesse und Qualitätsanforderungen lassen sich zentral definieren und kontrollieren. Dies erleichtert insbesondere die Einhaltung von Compliance- oder Dokumentationsanforderungen.

Bessere Standardisierung
Metadaten, Vorlagen und Seitentypen können zentral vorgegeben werden. Dadurch wird die spätere Suche nach Informationen verbessert.

Weniger Wissenssilos
Wissen wird an einer zentralen Stelle zusammengeführt, anstatt auf zahlreiche Team- und Projektbereiche verteilt zu werden.

Nachteile

Redaktionelle Engpässe
Wenn jede Änderung über ein zentrales Team erfolgen muss, entstehen schnell Wartezeiten. Fachbereiche verlieren die Möglichkeit, Inhalte eigenständig und zeitnah zu aktualisieren.

Geringere Aktualität
Oft wissen die Fachbereiche am besten, wann Informationen veraltet sind oder angepasst werden müssen. Werden Inhalte ausschließlich zentral gepflegt, besteht das Risiko veralteter Informationen.

Hoher Betriebsaufwand
Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt der Aufwand für Redaktion, Qualitätssicherung und Support erheblich.

Geringere Identifikation der Fachbereiche
Viele Fachbereiche betrachten Inhalte als „Aufgabe der Redaktion“ und übernehmen weniger Verantwortung für die Qualität ihrer Informationen.

Das dezentrale Wissensmanagement

Beim dezentralen Wissensmanagement übernehmen die jeweiligen Fachbereiche die Verantwortung für ihre Inhalte. Teams und Abteilungen pflegen ihr Wissen eigenständig und veröffentlichen Informationen direkt in den dafür vorgesehenen Bereichen.

SharePoint Online unterstützt diesen Ansatz beispielsweise durch eigenständige Team-Websites, Kommunikationswebsites oder über Hub Sites miteinander verbundene Bereiche.

Vorteile

Höhere Aktualität
Die Personen, die täglich mit den jeweiligen Prozessen arbeiten, können Informationen unmittelbar pflegen und aktualisieren.

Fachliche Nähe
Inhalte werden von den eigentlichen Experten erstellt und gepflegt. Dadurch steigt häufig die fachliche Qualität.

Höhere Akzeptanz
Fachbereiche übernehmen Verantwortung für ihre Inhalte und können Änderungen ohne Umwege umsetzen.

Bessere Skalierbarkeit
Mit zunehmender Unternehmensgröße verteilt sich der Pflegeaufwand auf viele Verantwortliche statt auf ein einzelnes Redaktionsteam.

Nachteile

Uneinheitliche Strukturen
Ohne klare Vorgaben entstehen häufig unterschiedliche Navigationskonzepte, Metadatenmodelle und Seitenstrukturen.

Schwankende Qualität
Nicht jeder Fachbereich investiert gleich viel Zeit in die Pflege seiner Inhalte. Dadurch können Qualitätsunterschiede entstehen.

Dubletten und Widersprüche
Werden Informationen mehrfach an unterschiedlichen Stellen gepflegt, steigt das Risiko widersprüchlicher Inhalte.

Höhere Anforderungen an Governance
Damit dezentrales Wissensmanagement funktioniert, müssen Rollen, Verantwortlichkeiten und Standards klar definiert werden.

Zentral oder dezentral? Der direkte Vergleich

Kriterium	Zentral	Dezentral
Verantwortung	Zentrales Redaktionsteam	Fachbereiche
Aktualität	Häufig abhängig von Freigabeprozessen	Meist höher
Governance	Einfacher steuerbar	Erfordert klare Standards
Skalierbarkeit	Begrenzt durch zentrale Ressourcen	Gut skalierbar
Qualitätssicherung	Zentral kontrolliert	Unterschiedlich je Fachbereich
Nutzerakzeptanz	Oft geringer	Häufig höher
Informationskonsistenz	Meist hoch	Abhängig von Governance
Risiko von Wissenssilos	Geringer	Höher

Warum sich in der Praxis häufig ein hybrides Modell durchsetzt

In vielen Projekten zeigt sich, dass die eigentliche Herausforderung nicht die Technologie, sondern die Verteilung von Verantwortlichkeiten ist. Ein rein zentraler Ansatz kann zu Engpässen führen, während ein rein dezentraler Ansatz häufig Inkonsistenzen und Wissenssilos begünstigt.

Deshalb setzen viele Unternehmen auf ein hybrides Modell.

Dabei werden Rahmenbedingungen zentral vorgegeben, während die Inhalte dezentral gepflegt werden.

Zentrale Standards

Folgende Elemente eignen sich typischerweise für eine zentrale Steuerung:

• Informationsarchitektur
• Navigationskonzept
• Metadaten
• Inhaltstypen
• Berechtigungsrichtlinien
• Designvorgaben
• Governance-Regeln

Dadurch entsteht eine einheitliche Grundlage für alle Fachbereiche.

Dezentrale Pflege

Die Inhalte selbst werden von den jeweiligen Verantwortlichen gepflegt. Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsanweisungen
• Fachbereichsdokumentationen
• Prozessbeschreibungen
• FAQ-Sammlungen
• Projektdokumentationen
• Erfahrungswissen

Die Verantwortung verbleibt dort, wo das Fachwissen vorhanden ist.

Rolle von Hub Sites

Hub Sites ermöglichen es, mehrere fachbereichsspezifische Websites unter einer gemeinsamen Struktur zusammenzuführen. Fachbereiche können eigenständig arbeiten, während Navigation und Nutzererlebnis konsistent bleiben.

Dadurch lässt sich dezentrale Verantwortlichkeit mit zentraler Orientierung kombinieren.

Rolle der Suche

Mit zunehmender Informationsmenge gewinnt die Suche an Bedeutung. Mitarbeitende möchten Informationen häufig nicht über Navigationen suchen, sondern direkt finden.

Aus diesem Grund sollten Metadaten, Inhaltsstrukturen und Verantwortlichkeiten bereits bei der Einführung berücksichtigt werden. Eine leistungsfähige Suche kann fehlende Governance nur begrenzt kompensieren.

Fazit

Die Entscheidung zwischen zentralem und dezentralem Wissensmanagement ist weniger eine technische als vielmehr eine organisatorische Frage.

Ein zentraler Ansatz bietet mehr Kontrolle und Standardisierung, kann jedoch zu Engpässen und geringerer Aktualität führen. Ein dezentraler Ansatz ermöglicht eine hohe fachliche Qualität und schnelle Pflegeprozesse, erfordert jedoch klare Governance-Regeln.

Für viele Unternehmen hat sich daher ein hybrides Modell bewährt: zentrale Standards für Struktur, Governance und Auffindbarkeit bei gleichzeitig dezentraler Verantwortung für die Inhalte. SharePoint Online bietet die notwendigen Funktionen, um beide Ansätze zu kombinieren und an die Anforderungen der jeweiligen Organisation anzupassen.