Als Herzstück eines modernen Intranets bietet SharePoint enorme Potenziale: von der nahtlosen Integration mit Microsoft Teams über die rollenbasierte Bereitstellung von Inhalten bis hin zur kollaborativen Inhaltsverwaltung.
Doch so leistungsfähig die Umsetzung auch ist – beim SharePoint Intranet einrichten lauern zahlreiche Stolperfallen.
Gerade mittlere bis große Unternehmen unterschätzen oft den Aufwand oder vernachlässigen essenzielle Rahmenbedingungen. Die Folge: Ein Intranet, das weder technisch noch redaktionell überzeugt und von den Mitarbeitenden nicht angenommen wird.
In diesem Beitrag zeigen wir fünf typische Fehler, die Sie beim Launch eines SharePoint Online Intranets vermeiden sollten und wie es besser geht.
Unterstützung für sichere Umsetzung
Wenn Sie Unterstützung bei der Einführung eines SharePoint Intranets benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir helfen Ihnen dabei, den passenden Weg für Ihre Organisation zu finden und Ihre Fragen zu klären.
Inhaltsverzeichnis
Fehler 1: Fehlende Zielsetzung & Stakeholder-Einbindung
Viele Intranet-Projekte scheitern, bevor sie richtig beginnen, weil es an einem klaren Zielbild fehlt. Fragen wie „Was soll unser Intranet leisten?“ oder „Wer sind die wichtigsten Zielgruppen?“ bleiben unbeantwortet. Häufig wird das SharePoint Intranet einfach „technisch“ eingeführt – ohne Rücksicht auf die Kommunikationsziele des Unternehmens.
Lösungen für Fehler 1, bevor Sie das SharePoint Intranet einführen:
Fehler 2: Usability für Endnutzer*innen wird unterschätzt
Ein häufig unterschätztes Problem: Die SharePoint Oberfläche wird aus technischer oder administrativer Sicht gestaltet, ohne die Bedürfnisse der Informationskonsumenten zu berücksichtigen. Das führt zu einem unübersichtlichen Aufbau, schlechten Navigationskonzepten und fehlender mobiler Optimierung.
Lösungen für Fehler 2:
Fehler 3: Redaktionskonzept und Governance fehlen
Ohne klare Regeln zur Inhaltsproduktion wird das SharePoint Intranet schnell zur Content-Wüste oder -Flut: Beides ist überaus unattraktiv für die Nutzer. In vielen Fällen fehlen nicht nur definierte Verantwortlichkeiten, sondern auch technische und redaktionelle Guidelines – etwa zur Nutzung von Webparts, zur Formatierung oder zur Qualitätssicherung.
Lösungen für Fehler 3:
Fehler 4: Teams und SharePoint werden isoliert betrachtet
Ein häufiger Fehler ist die Trennung von Microsoft Teams und SharePoint Online. Dabei sind beide eng verzahnt: Jede Teams-Gruppe basiert technisch auf einer SharePoint-Site. Trotzdem fehlt häufig ein integratives Nutzungskonzept, was zu Redundanzen und verwirrenden Informationsstrukturen führt.
Lösungen für Fehler 4:
Fehler 5: Kein Change- und Kommunikationsmanagement
Ein Intranet lebt von seiner Nutzung. Doch der beste SharePoint Intranet Einrichtung nützt wenig, wenn die Mitarbeitenden nicht mitgenommen werden. Der Wechsel zur SharePoint-Plattform bedeutet für viele User*innen ein Umdenken und benötigt daher eine klare Begleitkommunikation.
Lösungen für Fehler 5:
Beratung: SharePoint Intranet einführen
Sollten Sie Unterstützung bei der Einführung eines SharePoint Intranets wünschen, melden Sie sich bei uns. Wir finden die richtige Strategie und beantworten Ihre Fragen.
Bonus: Technische Anforderungen & Rahmenbedingungen
Um ein professionelles SharePoint Intranet einzuführen braucht es eine stabile Grundlage. Dazu gehören u. a.:
Fazit: SharePoint Intranet als strategisches Projekt einführen
Um ein erfolgreiches SharePoint Intranet einzuführen, erfordert es mehr als nur die technische Bereitstellung einer Plattform. Wer typische Fehler vermeidet und auf Usability, Governance und Integration achtet, schafft eine nachhaltige Lösung, die echten Mehrwert stiftet.
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Je nach Projektgröße und Zielsetzung variiert die Dauer stark. Kleinere Intranets können in wenigen Monaten umgesetzt werden, komplexere Vorhaben benötigen 6–12 Monate inklusive Planung, Aufbau und Rollout.
Die Lizenzkosten sind meist bereits durch vorhandene Microsoft 365 Lizenzen abgedeckt. Die Projektkosten richten sich maßgeblich nach der Größe, den individuellen Anforderungen sowie den verfügbaren Ressourcen des Kunden. Ein vorgelagertes Projekt zur Anforderungserfassung und Konzeption bietet die Möglichkeit, Kosten und Nutzen transparent darzustellen.
In vielen Fällen ist externe Beratung sinnvoll – besonders bei der initialen Architekturplanung, geplanten Inhaltsmigrationen, UX-Konzeption oder der Einrichtung von globalen Inhaltstypen sowie Suchschemen. Es kann sehr sinnvoll sein, die IT-Abteilung durch externe Hilfe zu entlasten.
Eine SharePoint Hubsite ist wie ein Dach über mehreren Websites. Sie verbindet verschiedene Team- oder Projektsites, bietet eine einheitliche Navigation, gemeinsames Design und zeigt Inhalte zentral an. So finden Nutzer Infos schneller und alles wirkt übersichtlich und zusammengehörig.
