Wie muss eine praxistaugliche und realitätsnahe Governance für ein Intranet aussehen?

In vielen Unternehmen wird das Intranet als Herzstück der internen Kommunikation und Zusammenarbeit bezeichnet – und das zu Recht.

Insbesondere mit der Einführung von SharePoint Online als moderne Plattform für digitale Arbeitsumgebungen ergeben sich neue Chancen, aber auch Herausforderungen.

Trotz aller technischen Möglichkeiten stellt sich dabei eine zentrale Frage: Wie bleibt ein Intranet langfristig konsistent, aktuell und nutzbar? Die Antwort liegt in einem oft unterschätzten Bereich – der Governance.

Doch was bedeutet das konkret, und wie gelingt es, Governance-Regeln nicht nur zu formulieren, sondern sie auch in der täglichen Praxis zu verankern?

Laut Bitkom nutzen über 70 % der deutschen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten digitale Plattformen zur internen Zusammenarbeit.

Gleichzeitig zeigen Studien von Gartner und McKinsey, dass viele dieser Plattformen in der Praxis scheitern: durch fehlende Akzeptanz, unübersichtliche Strukturen oder veraltete Inhalte.

Ein häufiger Grund: Es fehlt an klaren Verantwortlichkeiten und Regeln – sprich: an Governance.

Governance beschreibt im Kontext eines Intranets das Set an Richtlinien, Rollen, Prozessen und Standards, welches sicherstellt, dass Inhalte:

SharePoint Online bietet als Intranet unglaublich viele Möglichkeiten und auch viele Freiheiten. Ohne klar definierte Regeln und Zuständigkeiten wird daraus schnell ein digitaler „Content-Wildwuchs“.

Diese Probleme betreffen nicht nur IT-Abteilungen. Auch Wissensmanager, Marketingverantwortliche oder Produktionsleiter sind betroffen – denn das Intranet betrifft alle Bereiche eines Unternehmens.

Positives Beispiel: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen in Süddeutschland (ca. 600 MA) definierte 2022 im Rahmen einer Intranet-Relaunch-Kampagne folgende Standards:

Ergebnis: Nach 6 Monaten stieg die aktive Nutzung des Intranets um 42 %, die durchschnittliche Verweildauer auf den Seiten verdoppelte sich und die Zahl der Suchanfragen nach doppelt abgelegten Dateien sank deutlich.

Negatives Beispiel: Ein Konzern mit 3.000 Mitarbeitenden führte SharePoint ein, ohne zentrale Governance-Regeln. Innerhalb eines Jahres existierten über 300 neue Seiten mit völlig unterschiedlichen Strukturen, Namen und Layouts. Die Mitarbeitenden wanderten zurück zu E-Mail-Verteilern und Dropbox.

Schritt 1: Zieldefinition
Was soll das Intranet leisten? Ist es eine Informationsplattform, ein Projektarbeitsraum und/oder eine Wissensdatenbank?

Schritt 2: Governance-Rollen definieren
Verantwortlichkeiten benennen und offiziell zuweisen

Schritt 3: Struktur und Regeln aufsetzen
Namenskonventionen, Metadaten, Seitenbaum und Ablagelogik festlegen

Schritt 4: Technische Umsetzung
SharePoint-Berechtigungen, Vorlagen, Workflows, Lebenszyklus-Management implementieren

Schritt 5: Kommunikation und Training
Guidelines veröffentlichen, Schulungen durchführen, Support anbieten

Schritt 6: Kontrolle und Weiterentwicklung
KPIs definieren (z. B. Seitenaktualität, Nutzungshäufigkeit), Feedbackrunden und kontinuierliche Verbesserung etablieren

Ein Intranet lebt nicht allein von Technik. Es lebt von Menschen, Inhalten und Prozessen. Eine gute Governance ist kein starres Regelwerk, sondern ein lebendiger Rahmen, der Orientierung bietet und Qualität sichert. Gerade in modernen, hybriden Arbeitswelten mit SharePoint Online als Plattform ist sie zwingend notwendig, um Komplexität zu managen und Mehrwert zu schaffen.

Wer Governance strategisch denkt, schafft nicht nur Ordnung im digitalen Raum, sondern legt auch den Grundstein für eine nachhaltige Intranet-Nutzung mit hoher Akzeptanz.

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