„Wir arbeiten mit Excel – lohnt sich Power BI überhaupt?“
Ob im Controlling, Marketing oder Vertrieb: Datenanalyse ist überall gefragt. Doch während Excel vertraut ist, verspricht Power BI moderne Dashboards, Automatisierung und Teamarbeit.
In diesem Artikel helfen wir Ihnen, die Unterschiede und Anwendungsfälle zu verstehen, damit Sie entscheiden können, welches Tool zu Ihren Anforderungen passt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Power BI – und was steckt dahinter?
Power BI ist mehr als ein Reporting-Tool. Es ist ein Service der Microsoft Power Platform, die darauf ausgelegt ist, Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren, Daten besser zu nutzen und Automatisierungen ohne großen Entwicklungsaufwand umzusetzen.
Die Power Platform besteht aus mehreren Bausteinen:
| Tool | Einsatz |
|---|---|
| Power BI | Für interaktive Datenvisualisierung und Reporting |
| Power Apps | Zur Erstellung individueller Anwendungen – ganz ohne Programmieren |
| Power Automate | Für die Automatisierung von Workflows und wiederkehrenden Aufgaben |
| Power Virtual Agents | Zur Erstellung von Chatbots |
| Dataverse | Eine einheitliche Datenbasis zur Verwaltung und Verknüpfung aller Inhalte |
| AI Builder | Ermöglicht den Einsatz von Künstlicher Intelligenz auch ohne Data-Science-Team |
Power BI ist eng mit diesen Komponenten verknüpft – dadurch lassen sich Reports nicht nur besser analysieren, sondern auch direkt in Flows oder Apps integrieren.
Schnellvergleich: Excel oder Power BI?
| Kriterium | Excel | Power BI |
|---|---|---|
| Bedienbarkeit | Einfacher, da vertraut | Lernkurve steiler, dafür moderner Workflow |
| Visualisierungen | Grundlegend vorhanden | Interaktive Dashboards & tiefergehende Analysen |
| Datenmengen | Begrenzt skalierbar | Für große Datenmengen & Echtzeit geeignet |
| Automatisierung | Via Makros/VBA, manuell aufwendig | Integrierte Automatisierung mit Power Automate & KI |
| Kollaboration | Eher eingeschränkt | Intuitiv über Cloud, Teams, SharePoint |
| Kosten | Meist Teil von Microsoft 365 | Ggf. Separate Lizenz für Power BI Pro erforderlich (je nach M365 Lizen) |
| Aktualisierung eingebundener Daten | Manuell | Aktualisiert Daten automatisch |
Typische Einsatzszenarien von Excel und Power BI in Fachabteilungen
Nicht jedes Tool passt zu jeder Aufgabe – und genau hier wird die Unterscheidung zwischen Excel und Power BI besonders wichtig.
Viele Fachabteilungen im Mittelstand setzen heute beide Werkzeuge ein, je nachdem, ob schnelle Ad-hoc-Analysen gefragt sind oder strategische Dashboards entstehen sollen.
Im Folgenden finden Sie typische Szenarien aus der Praxis und wie Excel und Power BI hier jeweils eingesetzt werden können:
Wann reicht Excel – und wann wird’s Zeit für Power BI?
Excel ist ideal, wenn …
Power BI lohnt sich, wenn …
Fazit: Kein Entweder-Oder, sondern das richtige Zusammenspiel
Viele Unternehmen nutzen Excel & Power BI gemeinsam – und das mit Erfolg.
Während Excel weiterhin für spontane Kalkulationen und Detailarbeit geeignet ist, übernimmt Power BI das „große Ganze“: Reporting, Dashboarding, strategische Auswertungen.
Die Kunst liegt darin, nicht das eine gegen das andere auszuspielen, sondern beide Tools im passenden Kontext einzusetzen.
