Zum Jahreswechsel wird sie kommen – die E-Rechnungspflicht 2025. Zwar sind elektronische Rechnungen bereits ein zentraler Bestandteil des Geschäftsverkehrs – jedoch unterlagen sie bisher, zumindest im regulären B2B, keiner gesonderten Regulierung. Dies wird sich mit der ab dem 01.01.2025 geltenden E-Rechnungspflicht ändern. Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Anforderungen und wichtigsten Änderungen rund um das Thema E-Rechnungen.
Außerdem erklären wir für Sie:
- Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen?
- Welche Dinge sind in der Umstellung zu beachten?
- Und was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung
Gemäß dem Wachstumschancengesetz, welches zum 1. Januar 2025 in Kraft tritt, wird eine umfassende E-Rechnungspflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich eingeführt. Ab diesem Datum sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und jene, die nur steuerfreie Umsätze tätigen. Die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungsstellung entfällt, wodurch der Prozess vereinfacht wird. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen, die es Unternehmen ermöglichen, bis Ende 2027 teilweise noch andere Formate zu nutzen.
Grundlagen für die E-Rechnungen sind verschiedene europäische und nationale Gesetze:
Was ist eine E-Rechnung und welche Formate gibt es?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Anders als eine einfache PDF-Datei oder ein gescanntes Dokument enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Gemäß der neuen E-Rechnungspflicht in Deutschland sind folgende Formate erlaubt:
Andere Formate wie EDI, Peppol, Factur-X, UBL und einfache PDF-Rechnungen ohne maschinenlesbare Daten sind nicht direkt als E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht anerkannt, wenn sie nicht explizit der EN 16931 entsprechen.
Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025 an Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland markiert einen bedeutenden Schritt hin zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Für Unternehmer bedeutet dies, dass sie bei der Rechnungsstellung im Bereich B2B verpflichtend auf elektronische Rechnungsformate umsteigen müssen, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Diese Umstellung bringt zwar zunächst technischen und organisatorischen Aufwand mit sich, bietet aber langfristig Vorteile: Automatisierte Prozesse, schnellere Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen sowie eine verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
Um den rechtlichen Anforderungen an E-Rechnungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen folgende Punkte beachten:
Fazit und Ausblick
E-Rechnungen sind nicht nur eine digitale Alternative zu Papierrechnungen, sondern bringen auch zahlreiche Vorteile mit sich. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den rechtlichen Anforderungen und aktuellen Entwicklungen auseinandersetzen, können nicht nur gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen, sondern auch von effizienteren Geschäftsprozessen profitieren. Angesichts der stetigen Weiterentwicklung und der möglichen Ausweitung der E-Rechnungspflichten auf weitere Bereiche ist es für Unternehmen unerlässlich, sich kontinuierlich über die rechtlichen Rahmenbedingungen zu informieren und ihre Systeme und Prozesse entsprechend anzupassen.
